Regio WBO transformeert de organisatie voor jeugdhulp
De uitvoering van de niet vrij toegankelijke jeugdhulp kent vaak lange wachttijden voor jeugdigen met een hulpvraag en financiële tekorten. Om deze voorziening nu en in de toekomst optimaal in te zetten, heeft jeugdhulpregio West Brabant Oost (WBO) in samenwerking met de dataspecialisten van InIn stappen gezet naar een nieuwe werkwijze. WBO is een samenwerking tussen 5 gemeenten (Altena, Breda, Drimmelen, Geertruidenberg en Oosterhout) om de niet vrij toegankelijke jeugdhulp in te kopen. Hieronder valt ook de organisatie van bedrijfsvoering, financiële afhandeling en administratie.
Het datateam van InIn hielp bij de totstandkoming van de nieuwe datastrategie. Deze strategie maakt het voor WBO mogelijk om datarijke informatie & analyses te delen met de gemeenten. Bovendien zijn de administratieve lasten verminderd voor de betrokken teams. Een strategie die het beleid van de jeugdhulpregio past en het landschap in fasen transformeert.
Transformatie begint met data hygiëne
Het transformeren van het jeugdhulplandschap is een ander stelsel en vraagt om een andere manier van het kijken naar data en een goede voorbereiding. De uitvoering van de nieuwe datastrategie startte met een ‘data hygiëne’ van de beschikbare data en vernieuwing van de dashboards. InIn nam het team van WBO mee om data op de juiste manier te lezen en te begrijpen. Het verder professionaliseren van het datateam tilde de organisatie meteen naar een hoger niveau.
Voor ons werd het duidelijk dat waar het data aangaat dat ‘more eerder less’ is. Je wilt juist de focus op data die echt relevant is. Rob van den Broek – Projectleider Inkoop WBO
Met data van inspanningsgerichte naar taakgerichte werkwijze
In de tweede fase stond de transformatie van het jeugdhulplandschap centraal. Deze transformatie vraagt om een andere manier van kijken naar data. En de juiste vragen te stellen om keuzes te kunnen maken. Die keuze moet duidelijk laten zien met welke informatie je kunt werken, hoe je tegelijkertijd ook beantwoord aan de behoeften van de betrokken teams en de overheidsopdracht (verlichting administratieve lasten) niet uit het oog verliest. Een Finance afdeling bouwt kwantitatieve data op, waar de afdeling beleid juist kwalitatieve data verzameld. Samen met WBO bracht het datateam deze behoeften bij elkaar waarbij geavanceerde analyses de basis vormden voor het onderbouwen van genomen beslissingen. Met deze werkwijze waren we in staat een onderbouwd plan te presenteren waarmee je de hele organisatie in beweging krijgt.
Werken volgens de richtlijnen van de AVG-wetgeving
In het proces is ook verdere verbetering op het gebied van privacy meegenomen op basis van het ‘Privacy by design principe’. De Privacy Officer bekijkt welke informatie zichtbaar moet zijn voor de functie en de wetgeving hierover. De nieuwe werkwijze geeft alleen afdelingen die met het BSN-nummer moeten werken, toegang tot deze informatie. De werkwijze van WBO is geheel ingericht naar de richtlijnen van de AVG-wetgeving.
Data is meer dan een sturingsmechanisme
Bij WBO is de basis nu op orde en klaar voor vervolgstappen naar een datagedreven organisatie. Rob van den Broek: “We zijn nog steeds verbaasd hoe InIn met data omgaat. Zij verrijken niet alleen onze teams, maar laten zien dat het mogelijk is om beweging in de organisatie op gang te krijgen en het gedrag van mensen te veranderen.” De presentatie van InIn over het proces en met data onderbouwde doelstellingen, heeft het voor de organisatie gemakkelijker gemaakt om uit gebaande paden te stappen en te transformeren. Daarmee bewijst InIn dat data zoveel meer is dan een sturingsmechanisme.
Hoe kunnen we jou helpen?